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No Dia Mundial do Meio Ambiente, INPE lança sistema eletrônico que irá tirar o papel de circulação na gestão de processos
São José dos Campos-SP, 02 de junho de 2017
Desde o início desse ano, o INPE, junto com o Ministério de Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC), vem se preparando para implementar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma ferramenta de gestão que transfere para o meio digital a criação, trâmite, assinatura e armazenamento de documentos e processos. O lançamento do SEI está programado para o próximo dia 5 de junho, Dia Mundial do Meio Ambiente, e uma das vantagens do novo sistema será a economia no uso de papel para a Instituição. Uma estimativa aponta que o INPE consome atualmente mais de 150 mil folhas de papel em impressões por mês.
Diretor do INPE, Ricardo Galvão, acessa o SEI na assinatura do Plano de Expansão do novo sistema.
Mais de 77% de seus servidores, terceirizados e colaboradores foram treinados nos últimos meses na nova plataforma. A capacitação foi realizada por 25 instrutores nas diferentes unidades do INPE no país. Nesse período, também foram realizadas adaptações de infraestrutura, como a aquisição de softwares e equipamentos para a digitalização de documentos, entre outras iniciativas desenvolvidas pela área de Tecnologia da Informação (TI), com o objetivo de migrar os inúmeros processos administrativos, incluindo o preenchimento, assinatura e envio de formulários entre áreas, tudo dentro do ambiente virtual do SEI.
Capacitação no SEI foi realizada nos últimos quatro meses por 25 instrutores, nas diferentes unidades do INPE no país.
O Sistema foi criado no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos da administração pública do governo federal, com o intuito de construir uma infraestrutura de processos e documentos administrativos eletrônicos. A expectativa é de que o SEI gere melhorias no desempenho de processos, mais agilidade nas atividades administrativas, aumento de produtividade, transparência e facilidade de acesso a documentos e processos pelo cidadão, satisfação do usuário (servidores e equipe de apoio) e diminuição de custos.
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). É uma solução gratuita que conta com a adesão de mais de 100 instituições públicas do país. Assim que o SEI for implementado no INPE, no próximo dia 5, será desabilitado o Sistema Próton, um software proprietário que vem sendo utilizado pelo Instituto para a gestão de processos e documentos, mas que, diferente do SEI, não permite a tramitação de documentos no formato digital.
Mais de 77% dos servidores, terceirizados e bolsistas do INPE, num total de quase 900 funcionários e colaboradores, foram capacitados no SEI.
Apoio ao usuário
A Comissão-SEI, instituída para implantar o sistema eletrônico do INPE, vem desde o início do ano coordenando uma série de atividades em paralelo para promover umas das mudanças mais importantes, nos últimos anos, na rotina administrativa da Instituição. Mesmo após o lançamento do novo sistema, a Comissão permanecerá atuante até que o SEI entre em um padrão de funcionamento regular. Com a implantação do SEI, inicia-se também um período de transição, que envolverá uma série de atividades, como a migração de documentos físicos para o ambiente virtual. As atividades de Administração do Sistema permanecerão a cargo da Equipe de Processo Eletrônico do MCTIC, enquanto o INPE contará com administradores setoriais responsáveis pelo cadastro dos usuários no sistema e pela interface junto à Administração principal.
Membros da Comissão SEI foram os primeiros a serem treinados por instrutores do MCTIC.
A digitalização de documentos, no formato pesquisável, será realizada gradualmente a partir do atual serviço de digitalização do INPE, que em breve terá como reforço outros 12 scanners para tal atividade, distribuídas pelas diferentes áreas e unidades do Instituto.
Os usuários que tiverem dificuldades e dúvidas para fazer uso do SEI no dia-a-dia, poderão utilizar informações disponíveis no site do SEI, que contém tutorais, entre outras orientações e informações úteis. Também poderão consultar os servidores capacitados para oferecer apoio aos servidores e colaboradores em suas respectivas áreas. Já aqueles servidores que não puderam se capacitar na fase que antecedeu ao lançamento do SEI, terão oportunidade de serem treinados em cursos que serão oferecidos regularmente pelo Serviço de Gestão de Capacitação por Competências.
Membros da Comissão SEI do INPE capacitaram 55 multiplicadores na primeira fase de treinamento no novo sistema.
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